1. Algemeen

Bij Kumusta hechten we veel belang aan jouw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. We verwerken persoonsgegevens steeds zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

In het kader van onze begeleiding en werking kan Kumusta de volgende persoonsgegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens

• naam

• geboortedatum

• adres

• telefoonnummer

• e-mailadres

Administratieve gegevens

• mutualiteitsgegevens (indien van toepassing)

• facturatiegegevens

Gegevens in functie van begeleiding

• je hulpvraag en relevante achtergrondinformatie

• notities en verslaggeving

• aantekeningen over de inhoud van sessies

• informatie die je zelf aanbrengt (bv. opdrachten, notities, foto’s)

• informatie van derden die relevant is voor je traject (bv. verslagen van eerdere begeleiding of onderzoeken), steeds mits jouw toestemming

Relationele/contextuele informatie

• informatie over familieleden of naasten, voor zover relevant voor de begeleiding

• contactgegevens van andere betrokken hulpverleners of een vertrouwenspersoon (mits toestemming)

Praktische gegevens

• data van sessies

• geannuleerde afspraken of no-shows

• communicatie in het kader van de begeleiding (e-mail, berichten)

Deze gegevens worden bewaard in een beveiligd elektronisch cliëntendossier via het platform QIT Online. Cliënten kunnen daarnaast gebruikmaken van de app om afspraken te raadplegen en op te volgen.

3. Website en online sessies

De website van Kumusta verzamelt automatisch anonieme statistische gegevens (zoals browsertype, IP-adres en bezochte pagina’s). Deze gegevens worden enkel gebruikt voor algemene analyses en om de website te verbeteren. Ze worden niet gekoppeld aan je cliëntendossier.

Online sessies verlopen via het beveiligde videoplatform van QIT. Beeld en geluid worden enkel verwerkt tijdens het gesprek en niet opgenomen of opgeslagen, tenzij hier vooraf expliciet en schriftelijk toestemming voor werd gegeven.

4. Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het plannen en opvolgen van afspraken

• het voeren van een cliëntendossier conform wettelijke verplichtingen

• het aanbieden van psychologische en therapeutische begeleiding

• het mogelijk maken van online sessies

• administratieve en boekhoudkundige verwerking

• contact met jou in het kader van je traject

• het verbeteren van onze dienstverlening en website

5. Rechtsgrond

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt uitsluitend wanneer dit:

• noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst

• wettelijk verplicht is

• gebeurt op basis van een gerechtvaardigd belang, met respect voor jouw rechten

• gebeurt met jouw uitdrukkelijke toestemming

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig en conform de wettelijke verplichtingen:

• Cliëntendossiers: minimaal 30 jaar en maximaal 50 jaar

• Contactgegevens zonder opstart van een traject: maximaal 1 jaar

• Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale verplichting)

7. Delen van gegevens met derden

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, behalve:

• wanneer je hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft

• wanneer dit wettelijk verplicht is of bij acuut gevaar

• met dienstverleners die instaan voor digitale verwerking (zoals QIT Online), met wie een verwerkingsovereenkomst is afgesloten

• met QIT voor online sessies (zonder opslag van gegevens door Kumusta)

• met de externe boekhouder voor boekhoudkundige verwerking

De website wordt gehost via Squarespace, dat persoonsgegevens kan verwerken (bv. via formulieren en cookies). Squarespace handelt conform hun eigen privacybeleid: https://www.squarespace.com/privacy

8. Beveiliging

Kumusta neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Digitale dossiers worden beveiligd opgeslagen (met tweefactorauthenticatie) en online sessies verlopen via beveiligde verbindingen.

9. Rechten van de cliënt

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens

• je gegevens te laten corrigeren of aanvullen

• je gegevens te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is

• de verwerking te beperken

• je gegevens te laten overdragen (dataportabiliteit)

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via ellen.dotselaere@kumustacenter.com

10. Cookies

De website gebruikt enkel functionele en statistische cookies die nodig zijn voor een goede werking. Meer informatie hierover vind je in de cookieverklaring op de website.

11. Klachten

Heb je vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens, dan kan je contact opnemen via ellen.dotselaere@kumustacenter.com.
Indien nodig kan je ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan in de toekomst worden aangepast. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website van Kumusta.